Organizarea evenimentelor speciale marchează cele mai frumoase şi importante momente din viaţă. Din păcate, pandemia a schimbat modul în care acestea sunt organizate şi limitează numărul participanţilor, cu scopul de a ne proteja. Dar chiar şi într-un cadru restrâns, putem crea clipe memorabile, respectând toate regulile necesare. Însă nu despre norme sau indicaţii este vorba în continuare, ci despre concepte creative şi una dintre cele mai populare practici din industria evenimentelor, designul experiențial de eveniment (event design experience).
În general, diferitele manifestări se bazează mult pe planificare, însă aria mangementului evenimentelor înseamnă mai mult de atât. Astăzi, un manager de evenimente trebuie să stăpânească nu doar arta organizării, dar să și surprindă prin creativitate. În plus, este necesar de înţeles de ce se organizează unele evenimente, care este impactul lor și faptul că transmit informații și emoții deopotrivă, sunt unice și adună oamenii împreună (chiar şi numai virtual sau în aer liber, cu distanţare fizică).
Și evenimentele au nevoie de un designer ! Afirmaţia nu este una care pur şi simplu sună bine, este o abordare ce „reprezintă conceperea unei structuri pentru o manifestare, expresia conceptului atât verbal, cât și vizual, iar în final, execuția acestuia.” Aşa afirmă cei mai cunoscuţi practicieni din domeniu care scriu cu fiecare eveniment, literatura de specialitate. Cu alte cuvinte, designul înseamnă catering, conținut, divertisment, mediul sau atmosfera, etapa de producție, programul și tema evenimentului. Orice detaliu, de la decor și până la mâncare, contează. Se încearcă pe cât posibil îmbinarea funcționalului cu latura estetică, iar acestea sunt doar câteva etape ale unui eveniment de succes. Evident că toate ideile frumoase, se cer adaptate noului context, pentru ca orice manifestare să se desfăşoare în deplină siguranţă.
Dar revenin la conceptul de creativitate din evenimentele speciale. Cu rădăcini în marketingul experiențial, proiectarea experienței de eveniment înseamnă crearea unei legături emoționale cu participanții la eveniment, este promovată interacțiunea (chiar şi virtuală), iar mesajul este transmis pe cât posibil prin toate cele cinci simțuri (aşa cum spune literatura de specialitate). De aceea, trebuie urmărite cele șapte elemente amintite mai sus. Ambientul se dorește a fi unul atractiv din punct de vedere vizual, dar în concordanță cu tema, de la muzică, până la aperitive, parfumul locului, dar și texturile care îmbracă salonul, dacă de exemplu ne referim la un eveniment de familie.
Alături de planner, designerul de evenimente este partea creativă a echipei. Aşa că, printre întrebările adresate clientului, se numără care sunt culorile preferate, până la ce decor își imaginează. Așa ar lua naștere brieful, pe baza căruia se va elabora strategia experienței de eveniment, conceptul și toate elementele designului. O imagine face mai mult decât o mie de cuvinte, așa că pentru pitch, clienţii pot fi plăcut surprinşi cu o previzualizare a evenimentului, grație soft-urilor speciale. Spre final, urmează bugetul şi de ce nu, un posibil model de evaluare post-eveniment.
Cu rădăcini în management, comunicare, relaţii publice şi chiar design de interior, conceptul de event design experience a creat cele mai deosebite evenimente, care au mereu la bază o idee bine definită. Cu speranţa că totul va fi bine, Kylie Carlson, event designer, descrie creativul din domeniul evenimentelor: „Ca să fii designer de evenimente, ai nevoie de răbdarea unui sfânt, pielea unui aligator și inima unui artist.”
